Bwrdd iechyd Betsi Cadwaladr yn 'tan-gofnodi' cwynion

Mae bwrdd iechyd mwyaf Cymru wedi cael gorchymyn brys i gryfhau y ffordd y mae'n cofnodi nifer y cwynion y mae'n ei dderbyn.

Daw'r rhybudd wedi i archwilwyr ganfod fod Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr, dros gyfnod o flynyddoedd, wedi "tan-gofnodi" nifer y cwynion yr oedd yn ei dderbyn ynghylch ei wasanaethau.

Yn dilyn adolygiad, dywedodd Archwilio Cymru nad oedd y tan-gofnodi'n fwriadol, ond fe alwodd ar y bwrdd iechyd i osod mesurau syml "ar frys" i sicrhau bod y ffigyrau sy'n cael eu cyhoeddi'n fwy cywir.

Dywedodd y bwrdd iechyd eu bod wedi anfon set gwahanol o ddata at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC), ond fe fydd nawr yn gwneud yn siŵr bod y data'n "gyson".

• Uned Tawel Fan: Triniaeth claf cyn ei farwolaeth yn 'briodol'

• Betsi Cadwaladr 'heb wneud gwelliannau' medd teuluoedd

Anghysonderau

Fe nododd Archwilio Cymru bod y bwrdd iechyd, yn 2017-18, wedi cofnodi yn yr adroddiad blynyddol Gweithio i Wella bod yr Ombwdsmon wedi derbyn 146 o gwynion mewn cysylltiad â'i wasanaethau. 

Roedd yr Ombwdsmon, mewn gwirionedd, wedi derbyn 194 o gwynion yn ymwneud â'r bwrdd iechyd yn ystod y 12 mis dan sylw. 

Yn yr adroddiad blynyddol cyfatebol ar gyfer 2018-19, 137 o gwynion roedd ffigwr y bwrdd iechyd o'i gymharu â 186 yn ôl yr Ombwdsmon. 

Yn 2019-20 wedyn, 166 o gwynion fu yn ôl y bwrdd, ond roedd yr Ombwdsmon wedi derbyn 227 o gwynion.

Doedd dim adroddiad Gweithio i Wella yn 2020-21, ond roedd yna gyfeiriad at 122 o gwynion yn adroddiad blynyddol cyffredinol y bwrdd iechyd, pan gofnododd yr Ombwdsmon 184 o gwynion yn yr un cyfnod. 

Daeth archwilwyr i'r casgliad bod yr anghysonderau'n deillio o'r system wybodaeth yr oedd y bwrdd yn ei defnyddio, ynghyd â "chamgymeriadau gweinyddol syml". 

Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr yw bwrdd iechyd mwyaf Cymru

Mae BBC Cymru wedi gweld llythyr gan Archwilio Cymru at Brif Weithredwr y bwrdd iechyd, Jo Whitehead, a gafodd ei ysgrifennu yn 2022.

Dywed y llythyr, yn sgil y rhesymau dros yr anghysonderau, bod yr archwilwyr "yn derbyn bod dim tan-gofnodi bwriadol gan y Bwrdd Iechyd o ran nifer y cwynion y derbyniodd OGCC".

Ychwanegodd: "Fodd bynnag, mae angen amlwg i gryfhau'r trefniadau wrth wraidd cofnodion blynyddol y Bwrdd Iechyd o ran y ffigyrau hyn, gyda rhai datrysiadau cymharol syml i gyflawni hynny."

Mae'r bwrdd iechyd wedi eu gorchymyn i wirio'i ffigyrau terfynol gyda'r Ombwdsmon cyn eu cyhoeddi. 

'Wedi achosi dryswch'

Mewn ymateb, dywedodd Gill Harris, Dirprwy Brif Weithredwr a Chyfarwyddwr Gweithredol Gwasanaethau Clinigol Integredig y Bwrdd Iechyd: "Yn ystod blynyddoedd blaenorol, roedd y Bwrdd Iechyd yn cyhoeddi set gwahanol o ddata i'r Ombwdsmon.

Bydd ffigyrau'r Bwrdd Iechyd yn gyson â rhai'r Ombwdsmon o hyn ymlaen, medd Dirprwy Brif Weithredwr y bwrdd, Gill Harris

"Yn yr adroddiad blynyddol Gweithio i Wella, roedd y Bwrdd Iechyd yn cyhoeddi nifer y cwynion ble roedd yr Ombwdsmon wedi codi cwestiynau a chynnal ymholiadau, ond nid achosion ble benderfynodd yr Ombwdsmon yn erbyn cynnal ymchwiliad.

"Roedd yr Ombwdsmon yn cofnodi pob cysylltiad, gan gynnwys achosion ble wnaethon nhw benderfynu peidio cymryd camau pellach."

"Roedd y Bwrdd Iechyd, felly, yn cyhoeddi ffigwr gwahanol, is yn ei hadroddiadau blynyddol Gweithio i Wella nag y cyhoeddodd yr Ombwdsmon yn eu Llythyr Blynyddol."

"Mae yna gydnabyddiaeth y gallai'r gwahaniaeth o ran sail y cofnodi achosi dryswch. Wrth symud ymlaen, bydd y Bwrdd Iechyd yn cynnwys pob un o achosion yr Ombwdsmon yn ei adroddiadau a bydd yn gweithio gyda'r Ombwdsmon i sicrhau bod y data'n gyson yn y ddau adroddiad."